Projektadministratör/koordinator
Dags för nästa steg i karriären?
Vi svarar vanligtvis inom en vecka
Om oss
Everlight är konsultbolaget med din karriär i fokus. Här finns det en hel plattform av möjligheter och karriärvägar att vandra som anställd konsult, underkonsult eller via direktrekrytering. Här finns drivna och ambitiösa kollegor, stöd och bollplank att vända sig till och framförallt finns det glädje och transparens!
Om uppdraget
Till en av våra kunder söker vi nu en projektadministratör.
I denna varierande roll kommer du att arbeta med projektadministration där du stöttar och avlastar hela projektorganisationen främst projektledare och delprojektledare med administrativa arbetsuppgifter inom PMOs projekt. Arbetsuppgifterna är varierande då projektadministratören är flexibel och anpassar sig efter projektens specifika utformning och behov.
Arbetsuppgifterna innefattar bland annat att:
- Planera samt skapa inköpsrekvisitioner
- löpande fakturahantering.
- Avtalshantering och inköp
- Uppdatering av kostnadsrapporter
- Bokning och planering av konferenser och resor; samt hantering av reseräkningar,
- Koordinera IT-beställningar
- Boka möten och utbildningar; och övrig strukturering tillsammans med projektledare/delprojektledare PMO.
Ett axplock av förekommande arbetsuppgifter:
* Skapa inköpsrekvisitioner, utökning av inköpsordrar, avsluta/stänga inköpsordrar
* Uppföljning av fakturor – gentemot avtal/ inköpsordrar, tidssedlar, konsulter
* Inleveranser av fakturor
* Fakturahantering, kontroll av inkommande fakturor
* Agera support i IFS till projektorganisationen.
* Planering och utförande av inköpsrekvisitioner
* Avtalshantering – inköp
* Planering och strukturering tillsammans med Projektledare/delprojektledning
* Uppdatering av kostnadsrapporter; beställningar vs budget, prognos
* Hantering av reseräkningar / boka tjänsteresor / behjälplig vid planering av tjänsteresor
* Beställning- och koordinering av IT-system
* Möteskoordineringar
* Hantering och bokning av utbildningar för PMO personal inkl konsulter
* Protokollskrivning
* Hantera PMO kalender, Sharepoint Online, Intranät info – info till grupperna, behörigheter, mappstrukturer
* Hantera/skapa mappar/flytta i DM /Sharepoint, Hantering av projektdokumentation
* Sköta info gällande Projektinfo på intranätet, hantering av resursanskaffning för projektspecifika resurser via Magnit
* Bistå med Intro vid nya projektspecifika konsulter i projekten, ta fram systemverktyg m.m.
* Avsluta systemverktyg när projektspecifika konsulter slutar
* Administrativa stöd till projektcontroller
Vem är du?
Önskade personliga egenskaper:
Du är positiv, service- och kommunikationsinriktad och trivs i kontakten med många människor runt dig.
Vidare beskriver du sig själv som ansvarstagande, mogen, som en problemlösare samt service-minded.
Du som söker bör ha tidigare erfarenhet från en liknande roll som har inneburit assistering eller koordinering.
- Löpande fakturahantering (ex. Kontering av leverantörsfakturor; uppföljning av fakturor gentemot avtal, tidssedlar, inköpsorders m.m.; inleverans; Kredit)
- Uppdatering av kostnadsrapporter (Jämföra beställningar mot prognos/budget).
- Skapa inköpsanmodan för inköp inom projekt
- Dokumenthantering (mappstruktur; förflyttning av dokumentation; arkivering; efterlevnad utifrån SE rutiner för projektdokumentation)
- Resursanskaffning (lägga beställningar på konsulter; introduktion/avslut av nya konsulter; beställning/avslut av system, datorer m.m.).
- Möteskoordinering (mötesbokning; protokollskrivning m.m.)
- Kontorsadministration
- Erfarenhet av arbeten med stort fokus på service (ex. arbete med support, assistans eller liknande).
- Du har en mycket god administrativ förmåga och ett strukturerat arbetssätt.
- Du kan hantera flera arbetsuppgifter samtidigt och är även bra på att prioritera.
- God kommunikativ förmåga och kan uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska och engelska.
- B-Körkort
Placering och omfattning
På kontor i Stockholm med viss möjlighet till distansarbete i samråd med kund.
Uppdraget har en omfattning på 100 % och är en konsultanställning via Everlight.
- Avdelning
- Administration & Ekonomi
- Roll
- Administration
- Platser
- Everlight Stockholm
- Distansarbete
- Hybridarbete
Om Everlight
Everlight grundades med ambitionen att utmana branschen med en ny och mer modern approach till kunder och kandidater. Med modern menar vi en approach som går i linje med dagens syn på öppenhet, jämlikhet och frihet. Ett bolag vars erbjudande omfamnar de nya generationernas syn på flexibilitet och relation till sin arbetsgivare, där lojalitet byggs med relationer och förtroende snarare än med avtal och paragrafer. Ett bolag som utgår från den personliga utvecklingen och som stimulerar drivkraften att vilja utvecklas.
Projektadministratör/koordinator
Dags för nästa steg i karriären?
Läser in ansökningsformuläret
Jobbar du redan på Everlight?
Hjälp till i rekryteringen och hitta din framtida kollega.