Om oss

Everlight är konsultbolaget med din karriär i fokus. Här finns det en hel plattform av möjligheter och karriärvägar att vandra som anställd konsult, underkonsult eller via direktrekrytering. Här finns drivna och ambitiösa kollegor, stöd och bollplank att vända sig till och framförallt finns det glädje och transparens!
 

Om uppdraget

Till vår kund söker vi nu en erfaren projektadministratör för ett omfattande och samhällsviktigt projekt inom kollektivtrafiken. I rollen blir du navet i ett stort projektteam där du får bidra till struktur, ordning och effektivitet i en teknisk verksamhet i förändring.

Som projektadministratör kommer du att vara ett centralt administrativt stöd i projektet, med många kontaktytor internt och externt. Du ansvarar för dokument- och ärendehantering, administrativ support till projektledare och projektmedlemmar, samt leder interna kvalitetsforum. Du bidrar även till att utveckla administrativa arbetssätt och rutiner samt stöttar projektet i kommunikation, fakturahantering, resor, möten och onboarding/offboarding.

Exempel på arbetsuppgifter

Administrativt stöd till projektledare och projektmedlemmar

Dokument- och ärendehantering i bl.a. Avima och EDIT

Bokning av möten och framtagande av mötesplaner

Mötesprotokoll och dokumentation från workshops

Hantering av gruppbrevlådor, distributionslistor och systembehörigheter

Kontering och granskning av fakturor i ekonomisystem

Onboarding/offboarding av projektmedlemmar

Beställningar av IT, kontorsmaterial och accesser

Samordning av administrativa processer och förbättringsarbete

Deltagande i och ledning av interna forum och nätverk

Omfattning och villkor

Omfattning: 100% (40 timmar/vecka)

Start: 2025-09-08

Slut: 2028-12-31 och möjlighet till förlängning

Placering: Kontor på Kungsholmen i Stockholm, med möjlighet till distansarbete efter överenskommelse

Kvalifikationer (obligatoriska krav)

Lägst gymnasial examen

Minst 5 års erfarenhet som projektadministratör i liknande verksamheter

Minst 5 års erfarenhet av ärende- och dokumenthantering

Minst 5 års erfarenhet av fakturahantering i Agresso eller liknande

Mervärdeskrav

Erfarenhet som projektadministratör inom offentlig verksamhet

Erfarenhet av dokumenthanteringssystem som EDIT eller motsvarande

Erfarenhet av webbaserade projektsamarbetsverktyg (ex. Atlas, SharePoint)

Regelbunden kommunikation på engelska i internationella projekt